I Social Network. Gli alleati dei professionisti per la comunicazione

Whatsapp è un social network perfetto per la comunicazione di ogni professionista o studio professionale che vuole migliorare la gestione e l’ottimizzazione del tempo e dell’organizzazione del lavoro. 

Il modo con cui un professionista comunica con l’esterno è centrale per lo sviluppo del proprio business

Da questo punto di vista, whatsapp è il canale di base standard ideale, per le 2 funzioni comunicative più importanti di uno studio professionale:

  • mettere in comunicazione lo studio con l’esterno: comunicazione verticale
  • mettere in comunicazione tra di loro tutti i collaboratori dello studio o i clienti con un medesimo interesse: comunicazione orizzontale;
  • mettere in comunicazione tra di loro tutti i collaboratori dello studio o i clienti con un medesimo interesse: comunicazione orizzontale;

La mail resta certamente uno strumento importante ma non è esclusivo. Per esempio, la mail può essere utilizzate per la trasmissione dei documenti e whatsapp può restare lo strumento attraverso il quale chiedere velocemente conferme, sull’invio e sulla corretta ricezione. Oppure, si può decidere di utilizzare anche whatsapp per l’invio di allegati. Il consiglio, però, è quello di scegliere un solo canale esclusivo uguale per tutti, per ogni tipo di comunicazione. Per cui, decidi se utilizzare solo la mail per l’invio dei documenti, oppure solo whatsapp e comunicalo agli interessati.

Whatsapp ha tre modalità di comunicazione e a seconda dell’utilizzo che ne vuoi fare puoi utilizzare quella che ritieni più utile. Con whatsapp puoi:

  • aprire una singola chat;
  • creare una chat di gruppo tra 3 o più utenti;
  • creare una lista broadcast;

Con la chat comunichi direttamente con il tuo interlocutore (cliente) in modo orizzontale, così come con il gruppo.

I gruppi possono andar bene, ad esempio, per azioni che riguardano più soggetti contemporaneamente. Per uno studio legale i ricorsi collettivi ad esempio. Per uno studio di architetti una medesima pratica che riguarda più soggetti, per esempio una lottizzazione. Ma il gruppo può essere anche costituto tra tutti i collaboratori dello studio, per scambiarsi velocemente informazioni di lavoro.

Con la lista broadcast, invece, puoi spedire lo stesso messaggio ad una lista di contatti, i quali lo riceveranno ognuno come se fosse diretto soltanto a lui. La cosa importante è che ogni singolo contatto può rispondere solo singolarmente al messaggio. In questo modo non si conoscono gli altri membri della lista e si evita di instaurare conversazioni personali tra 2 o più componenti, che possono non interessare il resto del gruppo. 

La lista broadcast può essere utile per uno studio commercialista, per esempio per ricordare in un sol colpo a tutti i clienti le prossime scadenze senza bisogno di inviare una mail con il rischio che finisca in spam. 

La netiquette della comunicazione nei social network.

Può sembrare scontato ma non lo è. La comunicazione social deve rispettare una netiquette ben precisa. Vale per tutti i social network. Nelle chat, nei gruppi, nelle liste broadcast, nel feed della pagine Facebook e negli account Instagram e LinkedIn si devono evitare:

  • Selfie;
  • Lamentele;
  • Lodi personali;
  • Volgarità;
  • Necrologi;
  • Saluti ai defunti;

Dietro ogni contatto c’è una persona, che diventa anche un cliente nel caso della comunicazione professionale. È fondamentale rispettare ogni follower:

  • rispondendo ad ogni commento, sia positivo che negativo. In quest’ultimo caso senza offendersi, ma elencando con gentilezza le proprie ragioni. Se, invece, si è caduti in errore è meglio riconoscerlo;
  • per inciso, evitate di rispondere alle eventuali offese, con altre offese;
  • se la comunicazione tramite social assume rilevanza è opportuno far seguire la risposta da una telefonata per un invito ad un convegno ad esempio, o ad una riunione;
  • evitare di utilizzare le liste broadcast, di per se impersonali, per comunicazioni personali. Per esempio per inviare i messaggi con gli auguri per le feste comandate.

Non bisogna dimenticare che i social servono ad ampliare la rete di conoscenze e contatti professionali. Ma la comunicazione social resta pur sempre virtuale. Affinché sia utile e produttiva, bisogna fare in modo che si trasformi in qualcosa di reale.

Per questo è opportuno dedicare almeno mezz’ora al giorno alla cura della comunicazione online sui propri strumenti social. Se è vero che 20 milioni di italiani sono connessi online è anche vero che i professionisti, come tutti gli altri utenti, dedicano molto tempo alla comunicazione personale sui social network e troppo poco a quella professionale. Per esempio, non comunicano i risultati e gli obiettivi che man mano raggiungono, i progressi, i successi. 

La gestione del tempo richiede tempo, per:

  • riflettere;
  • per organizzare un’agenda efficace; 
  • per curare personalmente i contatti con i clienti; 
  • trasmettere fiducia; 
  • aumentare la reputazione sia offline e che online; 
  • costruire la propria rete di conoscenze. 

Tutti elementi che aumentano l’autorevolezza, la produttività e l’efficienza di un professionista o di uno studio professionale.